文/ 陳鵬安

前一篇我們介紹「在 Word 中使用瀏覽模式」，今天我們繼續來聊聊這個我們最常使用的文書軟體 Word 吧！

假設一個情況，你和同學或同事想共同撰寫一份文件或報告，每個人負責一個部分，並且需要來回校對修改，此時便會碰到一些問題。例如：「我寫的這個段落有沒有被別人修改過呢？」或是「這邊似乎寫的不通順，我想要稍微修改一下，再讓大家比較看看，修改前後的語句哪個比較好？」等等這類的問題。要解決這些問題，就要用到我們今天介紹的功能－追蹤修訂。

「追蹤修訂」是一個能夠讓我們清楚看到一份文件中，哪些部分有被新增、修改或刪除。接著，我們可以選擇要接受這些修改，或是保留原來的文字或格式樣式。

你可以開啟一份空白的 Word 文件，跟著以下的介紹一起操作，就可以很快地了解什麼是追蹤修訂了！

輸入文字

開啟空白文件後，輸入一小段文字：「今天我要去學校。」

開啟追蹤修訂

要開啟追蹤修訂，可按下快速鍵 Ctrl+Shift+E，這是一組具有切換狀態的功能鍵。因此，若要在已開啟的狀態，切換成關閉，可再按一次同樣的快速鍵。

由於此項操作 NVDA 並沒有提示，那我們怎麼知道此項功能已啟用了呢？驗證的方法是到功能區（Ribbon）去查看是否已經開啟追蹤修訂，其方法是先按 Alt+R 到「校閱」索引標籤，接著按 Ctrl+向右鍵找到「追蹤」群組，此處便有一個「追蹤修訂」的按鈕，可聽聽看它是否有按下。

小提醒：有時候我們可能安裝了某些 NVDA 附加元件，而佔用掉原先應用程式的快速鍵，此時我們可以先按 NVDA+F2 來讓 NVDA 忽略下一個按下的指令，這樣再按下該組快速鍵後，就可以被當前的應用程式接受了。

修改文字

開啟追蹤修訂後，我們將游標移動到之前輸入的文字「學校」，將它改為「圖書館」。

完成了刪除及輸入的動作後，讓 NVDA 朗讀此行文字，在預設狀態下，你可能會聽到：

「今天我要去[已刪除]學校[已插入，沒刪除]圖書館」

這些提示訊息包括「刪除」及「插入」等，夾雜著原有的文字，雖然看起來很清楚，但一整行聽過去實在不易理解。

附註：若沒有聽到刪除或插入的提示訊息，則可以到 NVDA 文件格式設定（按 NVDA+Ctrl+D）中，將「修訂」核取方塊勾選。

快速跳到修訂的地方

要在一份文件中快速跳到有被修訂的地方，我們可以先按 NVDA+空白鍵來切換為瀏覽模式，接著利用單鍵導航的功能，按 A 來快速跳到被修訂的地方。

或是可以使用元件清單 （NVDA+F7），並在「種類」群組中選擇「標記」，來查看所有被修訂的位置，此處也會列出修改者及修改時間等詳細資訊。

以我們的範例來說，你會在元件清單中的樹狀檢視讀到「插入：圖書館」及「刪除：學校」，並在其後標示此修訂的時間與修訂者。

接受與拒絕修訂

跳到文件中的修訂位置後，我們可以從快顯功能表中選擇接受或拒絕該修訂，例如，別人為我們修改了文件中的某段落，我們也認為應該按照他的修改，此時我們就可以選擇接受，來確定文件修改後的樣子。

回到我們的範例，首先切換到瀏覽模式，並使用單鍵 A 找到兩處修訂的標記，分別是「已插入：圖書館」及「已刪除：學校」，並按下快顯鍵，找到「接受插入」或「接受刪除」，來允許這兩處的修訂變更。

完成後，該文句就確定下來，Word 也不會再給予修訂相關的提示了。

以上的說明是不是很簡單呢？學會了追蹤修訂的功能，當我們在與他人共同撰寫一份文件時，就可以清楚地查看內容中哪邊有被修改過，並更有效率的進行之後的編輯與校對了。