文/ 陳鵬安

在上一篇「Excel 計算好幫手」中我們提到在 Excel 中要進行計算分為兩種，一是使用四則運算符號，二是使用其內建的函式。今天就來為各位介紹如何使用一些基本的函式，並帶大家實際設計一份支出紀錄表吧。

函式的用法

要撰寫函式，首先開頭同樣需要加上一個等號 (=)，接著是函式的名稱，後面緊接著一對小括號，括號裡面則是放函式的參數，例如，一個加總函式 (Summation)，其名稱會以開頭三個字母 SUM 表示，寫法如下：

=SUM(要加總的範圍)

上述括弧內「要加總的範圍」就是這個函式的參數，也就是要填入我們想要加總之儲存格的座標。我們經常會使用半形冒號 (:) 來表示一段連續的儲存格範圍。例如：我們想表示 A3 到 A 10 ，就會寫成 A3:A10。

因此加總函式若寫成 =SUM(A3:A10) 就表示將 A3 到 A10 這個範圍中的每個儲存格中的數加總起來。

用函式實作一個支出紀錄表

學會了函式的寫法後，我們就可以來實作一個基本的支出紀錄表了。我們只要紀錄每天的花費，它就可以幫我們算出整個月的花費，以及平均每天花了多少錢等等訊息。

首先，請先下載網頁下方提供的附件「支出紀錄表」。並用 Excel 來開啟它。

此活頁簿共有 2 個工作表，分別為 11 月及 12 月。我們先以 11 月為例，其中 A 欄是每天的日期，而 B 到 E 欄是各個項目的標題。

任務一：在 F 欄顯示每天的總支出

若我們想在 F 欄位顯示每天的總支出，也就是要把 B 欄到 E 欄的數值加總起來。方法如下：

1. 移到 F2 儲存格
2. 輸入 =SUM(B2:E2)
3. 按下 Enter 後，會顯示 0 ，並聽到 NVDA 提示「有公式」，即表示成功了
4. 我們可以在前方的欄位輸入一些數值，看看是否有加總的效果

最後我們可以用「自動填滿」的方式將公式複製到 F 欄的所有儲存格：

1. 選取 F2 到 F31 儲存格
2. 按下 Ctrl+D 就會將 F2 的公式填到每一格所選取的儲存格上了。

註：「自動填滿」也是 Excel 一個強大的複製功能，有興趣者可以參考 Excel 教材中的第八章。

任務二：在第 32 列顯示每一個項目整月的總花費

方法和任務一是相同的，只是這一次加總的範圍是從第 2 列到第 31 列。大家可以自己嘗試看看。

任務三：在第 33 列顯示每一個項目每天的平均花費

計算平均的函式名稱是 AVERAGE ，同樣要計算的範圍是第 2 列到第 31 列。

你可能會看到結果顯示「#DIV/0!」，這是因為整個範圍都沒有數值，因此無法計算平均，會導致除以 0 的錯誤，只要在資料中新增數據即可計算出正確答案。

透過以上的練習，是不是讓你對 Excel 的函式有基本的認識，並體會到其強大有效率的功能了呢！當然 Excel 內建的函式還有很多很多難以一一介紹，有需要者可以上網利用關鍵字搜尋，就可以找到許多好用的函式和用法了喔。

最後，讀者若對 Excel 有興趣想要更深入地學習，可以多多參考閱讀 DAISY 圖書館中的教材「Microsoft Excel搭配 NVDA 螢幕報讀軟體學習入門」。

延伸閱讀：

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2. 在 Excel 工作表中自在移動游標
3. Excel 的工作表一把罩
4. Excel 計算好幫手