文/ 錢旻宏
相信許多使用電腦的人多少都有聽過「文書處理」這個名詞，它之所以如此為人所熟知，是因為這是一個絕大多數電腦使用者都應具備的基本能力。所謂的「文書處理」就是擁有針對任何以文字、圖片、表格…等內容建構文件並使其容易閱讀的操作動作，目前有許多的應用程式就是專為「文書處理」而開發設計，其中最普及使用的非微軟公司（Microsoft）發行的辦公室系列軟體（Office）中的Word莫屬。
然而，在筆者的教學經驗中，許多人很用心學習了各種Word編排文件的指令與功能，理應能建立專業的文件，不論是學術還是商業應用，但往往事與願違，其中的原因很多，未來有機會可以慢慢探討，本期我們先就最簡單卻最容易忽略的格式設定：「首行縮排」進行說明示範，只要先掌握這個技巧，製作的文件立刻就有專業的感覺喔！
首行縮排的重要
什麼是「首行縮排」呢？記得小時候學習寫作文，老師都會千叮嚀、萬交代：「每一段落的開頭記得要空兩個中文字。」這個動作就是「首行縮排」，其目的是為了在視覺閱讀上能夠更清楚地分辨段落之間的區隔，久而久之就成了專業文書的慣例，即使以數位化形式建立文件依然要遵守，或許有視障朋友會說：「我的眼睛不方便，何必在乎文件的格式設定？」這個問題的關鍵在於，所建立的文件要用在何處？如果只是我們個人隨手記、自己聽讀，自然不需太在意格式問題；但若文件完成後是要與他人互動協作，那麼格式設定就很重要了。
設定步驟
本期要介紹的「首行縮排」設定，只是眾多專業文書格式設定中的一項，但也是在閱讀文件時最容易被審視的一項，所以才會說「掌握首行縮排就是撰寫專業文件的第一步」，那麼要如何進行「首行縮排」呢？請參考以下步驟：
- 撰寫文件內容時請依照「由左往右、由上而下」的順序輸入文字，該換段落時就按Enter鍵進行換段動作。
- 建議先依序完成文件所有內容後，再一併進行格式設定（包括字型、大小、對齊、首行縮排…等）。
- 由於「首行縮排」動作屬於「段落」格式設定，因此套用時不需選取任何文字，只要將編輯焦點放置於要設定的段落內任一處即可。
- 依上所述，確定編輯焦點位置正確後，按下「快顯鍵」開啟功能選單，並利用上下方向鍵在選單中找到「段落」項目並按Enter鍵開啟設定對話框。
- 開啟對話框後，利用Tab鍵依序在設定項目中移動焦點，直到找到「指定方式」項目（註：在新版的Word此項目名稱為「特殊」），這是一個下拉式選單，請利用上下方向鍵選擇「第一行」選項，此項目是用於指定段落第一行（即首行）套用縮排設定。。
- 完成上面設定後，再按Tab鍵將焦點跳至下一項目「位移點數」，此項目預設值應該為「2字元」，只要確定數值正確即可不需作調整，此項目就是指定首行要縮排多少個字元的控制。
- 確定上述兩個設定項目無誤後，直接按下Enter鍵套用並關閉對話框即可，此時焦點所在的段落已完成段落第一行空兩個中文字的動作了喲。
最後，補充一點，對於視力不方便的使用者，如要確定是否有成功設定「首行縮排」，請將焦點放在已設定的段落中，然後按下NVDA鍵+F聽讀格式資訊報讀，如有聽到語音報讀：「第一行，縮排，兩個字元」即表示設定成功，接下來就用相同步驟分別針對後續每個段落進行套用就可以了。
以上操作，過程是相當簡單的，相信各位只要練習幾次就可輕鬆上手，但最重要的是，往後在編輯文件時，除非是標題和編號項目清單，否則一般標準的段落文字都是可以設定「首行縮排」的，小小動作千萬別忘了。