文/ 陳鵬安
先前在 NVDA 部落，我們介紹了不少關於 Excel 的入門操作，若你還從來沒用過 Excel，或是對它還不夠熟悉的話，建議趕緊回去看看複習喔！
而最近小編在使用 Excel 時，發現許多實用的技巧與觀念，迫不及待想要與各位分享，那麼就讓我們一起來看看吧！
插入與刪除儲存格
在編輯資料的過程中，我們難免會遇到需要在資料間插入新的內容，或是將某些內容從資料中移除，此時就會用到插入與刪除儲存格的功能了。而插入與刪除的快速鍵正好是一組的，可以先一同記下來。插入為 Ctrl+Shift+等於，也就是 Ctrl +加號，增加的意思；刪除則是 Ctrl+減號，減去的意思。
插入
我們首先先來看看「插入儲存格」。例如，我們已經製作了一個5列3欄的表格，資料分佈在 A1 到 C5 儲存格中。此時我們想要插入新的一列，位於第2及第3列之間。
要在第2列及第3列之間插入新的一列，游標需移至第3列的任何位置 (例如 B3)，也就是說，待會插入的空白列，會在我們游標位置的上方；若是要插入空白欄，就會插入在我們游標的左方，這個觀念相當重要。
接著我們按下插入儲存格的快速鍵： Ctrl+Shift+等於，接著從選單中選擇「整列」，如此一來，原來的表格中第2列下方便會插入新的空白列，下方的資料全部下移。
然而，有的時候我們並不需要插入整個空白列，而是想要某些儲存格往下移即可，那麼在插入時我們就要選擇「現有儲存格下移」，並留意我們游標的位置。例如在前述的例子，我們只想要在 A 和 B 兩欄的第2列與第3列之間插入空白儲存格，也就是讓原本 A3 與 B3 儲存格以下的資料下移，但 C 欄的資料不受影響，那麼我們就要先將游標選取 A3 與 B3 兩個儲存格，接著從插入儲存格的選項中選擇「現有儲存格下移」。
以上是以插入「列」來舉例，而插入「欄」的方式也是相同的概念。那麼，我們要如何一次插入好幾列或好幾欄呢？方法也很簡單，就看我們一開始游標選取的數量而定。
例如前述的例子，我們想要在第4列與第5列之間插入三個空白列，那麼我們就將游標移至第5列 (如A5)，接著向下選取三列，也就是將 A5 至 A7 選取起來，接著選擇插入整列，這樣就完成了！
※另外小小補充，若你想提升操作的速度，以下提供在插入儲存格選單中的各選項快速鍵，讓你可以很快選取要插入的選項。
例如：要插入整列，只要按下 Ctrl+加號，然後按下 R，接著按下 Enter 即可完成。
- 整欄： C ，取英文 Column 的首字母
- 整列： R ，取英文 Row 的首字母
- 現有儲存格下移： D ，取英文 Down 的首字母
- 現有儲存格右移： I ，取英文 Right 的第二個字母 (因為 R 被其他選項用過了)
刪除
要刪除儲存格也很簡單，其邏輯和插入相當類似。游標移到我們想要刪除的欄或列上面，按下 Ctrl+減號打開刪除選單，接著選擇「整列」或「整欄」即可將我們游標所在或所選取的地方，將整列、或整欄刪除。
若只是要刪除部分儲存格，則是將那些儲存格選取起來，接著在選單中選擇「下方儲存格上移」或是「右側儲存格左移」，我想意思應該相當好理解，只要熟悉便可活用囉！另外，也別忘了，若我們只是要刪除儲存格內的資料而不改變表格的結構，那麼只要將儲存格選取起來，按下 Delete，那麼儲存格的內容就會清空了。
將資料排序
最後，小編還想與各位分享一個好用的功能，那就是將資料排序！善用這個功能可以讓我們在檢視資料時，將資料按照一定的順序排列。
例如：假設你完成了一份十位同學的身高與體重紀錄表，資料共有三欄，分別是「姓名」、「身高」、「體重」，這些數字的分佈都是任意排列的。現在，我們想要將同學按照身高由低至高來排列，應該怎麼做呢？
首先選擇身高那一欄，並且要確認十位同學的儲存格都有選到，這裡你可以善用 Ctrl+方向鍵的功能，也就是找到第一位同學的身高後，按下 Shift+Ctrl+向下鍵，這麼一來整欄的數字就會都選起來了。
接著按下快顯鍵開啟快顯功能表，選擇「排序」，接著選擇「從最小到最大排序」後按下 Enter。這時應該會跳出一個排序警告視窗，警告我們所選取的範圍只有一欄，重新排序的話是否要連其他欄的資料一起排序，此時我們要選擇「將選取範圍擴大」，然後按下 Enter，這樣一來所有的資料是不是就都排列好了呢？可以看到身高數字最小的同學排到最上方，依序而下。
若不是選擇「將選取範圍擴大」而是選擇「依照目前的選取範圍排序」，那麼便表示只有我們選取的內容會排序，也就是「身高」那一欄會按照由小到大作排序，而不會連帶一起調整「姓名」和「體重」那兩欄，這麼一來身高所對應的同學也會亂掉，所以一般我們不會如此操作。
好了，今天就和各位分享到這邊，若你經常有在使用 Excel，或是好奇 Excel 有哪些功能，不妨就跟著上面的說明，自己實際練習看看吧！