文/曾道明

我們目前生活在一個要求時效且需要團對合作的社會，許多事情都免不了要與他人一同合作完成。不論是學生時期要與同學們一起製作心得報告與論文、進入社會後在工作上要撰寫提案、擬訂工作計劃等，皆需透過多人合作一同完成。這些需與他人一起完成的資料文件，就得付諸文字來呈現，但文件要由誰來執筆？誰來校訂？最後由誰來定稿呢？經常是一份文件轉來轉去，來來回回幾經波折才可完成，可是還是有某些部份會有人不滿意，這要如何是好呢？

但是只要透過Office Word的「追踨修訂」可以讓大家有充份表達意見的機會。「追踨修訂」可以讓參與者在同一份文件上做修訂，這些不同的修訂可完整的保留在文件上，最後可經由討論決定最終的定稿，完成整份文件的製作。所以本篇文章要向大家介紹「追踨修訂」的操作與NVDA如何讓你方便的擁有「追踨修訂」。

首先，按 Control Shift+E 啟動「追踨修訂」的功能，此時會聽到語音回饋「追踨修訂開」。注意：請按左邊鍵盤的按鍵，筆者發現有的鍵盤按右邊的按鍵， 語音不會有回饋。接著，我們就可以在文件的任何位置依你的需求插入內容或者刪除內容，Word也會忠實的加以註記。完成上述對文件內容的修訂後，一定要記得再按一次 Control+Shift+E 將「追踨修訂」的功能加以關閉，在未關閉「追踨修訂」之前，你對文件所做的任何編輯動作，皆會視為是「追踨修訂」的一部份，而被加以註記。

再來，我們可使用方向鍵或全篇朗讀來閱讀文件，此時我們就會發現當語音讀到有註記「追踨修訂」的位置，會讀出「已插入XXXX沒有插入」或「已刪除XXXX沒有刪除」的語音報讀，這樣的內容，聽起來是不是很困擾，根本聽不出文件的真實內容。那NVDA使用者又為什麼要用「追踨修訂」呢？

別擔心，你知道NVDA可將Word轉成瀏覽模式使用嗎？記不記得NVDA在瀏覽模式下有「項目清單」這個功能？注意：此「項目清單」以前是稱為「元件清單」在瀏覽模式下按 NVDA+F7 就會啟動啦！NVDA經過一再的進版升級，現在的「項目清單」新增了幾個選項，其中一項就是「註釋」這個選項，透過選擇「註釋」這個項目，我們就可以在項目清單內看到整份文件內的所有經過註記的「追踨修訂」的記錄，而且也可知道每個追踨修訂是由那位人士所設置的。我們現在就來看看要如何操作吧！

請先開啟含有追踨修訂的 Word 檔，再按 NVDA+空白鍵 將 Word 轉成瀏覽模式。首先，按 NVDA+F7 開啟項目清單。接著，按 Shift+Tab 將焦點移至類型群組。這是一個單旋鈕預設焦點會停在「連結」項目上，我們可以按向下方向鍵找到「註釋」項目。

然後，再按 Tab 回到樹狀檢視，在這裡會顯示本文件內設有追踨修訂的清單。我們可以用上/下方向鍵來瀏覽。在瀏覽過程我們會聽到每個追踨修訂的內容與修訂者的名稱和修訂的時間。如：插入XXXX由某某某於yy年mm月dd日修訂或刪除XXXX由某某某於yy年mm月dd日修訂等訊息。這樣子對整份文件的追踨修訂部份，就可以一目瞭然了。

在經過參與者討論後決定那部份要修訂、那部份不修訂，也可在清單上將焦點移至該筆訊息上，按下 Enter 後焦點會自動移回文件上該筆訊息上，此時可開啟快選功能表，以上/下方向鍵找到「接受插入」、「拒絕插入」或「接受刪除」、「拒絕刪除」等指令，在適當的指令上按下 Enter 就可完成該文字的編輯。當然在瀏覽模式下，我們也可不必開啟項目清單，我們只需按英文字母 A 或 Shift+A 找到下一個或上一個追踨修訂，開啟快選功能表作接受與拒絕的動作。如此「追踨修訂」是不是變得很簡單且平易近人！

備註：本文章操作背景為Office 365版Word搭配NVDA 2023.2版。