文/錢旻宏

在現今的就學與就業場域中，我們會時常有進行簡報的需求，因此熟悉微軟的PowerPoint 簡報製作能力就相當重要！甚至已經成為許多人必備的技能之一。但是綜合簡報的能力並非只要掌握了軟體的操作能力就足夠，如何在製作完合適的內容後，進一步透過練習精準掌握報告時間、重點與流暢度，更是一門大學問。

完成簡報內容及備忘稿後，為謹慎起見，我們在正式簡報前，通常會先進行排練。簡報排練要注意的是，要避免一直看著簡報文字，一字不漏的照唸，這會讓聽眾感到無聊，除了簡報上的文字外，報告者應多解說一些補充資料，為了避免忘詞，PowerPoint 才有「備忘稿」的設計，取代了以前報告者帶小抄的不便。另一項要注意的是，簡報時間的掌握，每張投影片需適度的分配解說時間，方是整份簡報在時間內完成的基本要素。因此，PowerPoint 除了提供放映模式，也提供了記錄時間的功能，我們可以利用它來作為排練時的計時器，以估算在報告時，大約需要花多少時間。

要開啟「排練計時」的功能，首先按 Alt 移至功能區，找到「投影片放映」索引標籤，接著使用 Tab 找到「排練計時」。

啟動後，簡報會進入放映模式，所有的操作皆與先前介紹，在放映模式中的操作相同，只是螢幕左上方會多出「錄製工具列」， PowerPoint 會同步記錄你在每一頁簡報停留的時間。

要查看目前記錄的時間長度，或進行暫停錄製等操作，我們必需使用 NVDA 的物件檢閱功能。首先按 NVDA+數字鍵盤 4 移到前一個物件，聽到「錄製工具列」後，按 NVDA+數字鍵盤 2 進入該物件的子物件，接著再使用 NVDA+數字鍵盤 4 和 6 來瀏覽各個項目。

其中有一個「暫停錄製」的按鈕，因為是使用物件檢閱的方式，所以需要按 NVDA+數字鍵盤 Enter 來啟動它。接著會聽到「投影片放映時間」，表示目前該張投影片停留的時間，然後再讀到的第二個時間，則是整份簡報的計時。我們也可以按「重覆」來重新計時該頁投影片的停留時間。

當放映完整份簡報，或是按下 Esc 離開放映模式時，會跳出一個對話框，內容會顯示我們此次排練花費的總時間，並詢問我們是否保存該時間記錄。若按下「是」，下次放映時，便會依照該次記錄的時間，自動翻頁投影片。

若我們已進行排練計時，畫面上會在每一頁投影片旁，標示出前次計時的時間，可惜使用 NVDA 還無法順利閱讀到該資訊。目前僅能讓我們簡單了解整份簡報的排練時間。

以上的技巧分享，可以讓練習簡報更具驗證性，當經過練習找出最佳的速度與內容表達後，正式上場時就不會太過緊張而失常，一定會有很不錯的表現！有關更多更完整的 PowerPoint 操作技巧與講解，有聲書學會的「VIP 視障數位學習平台」中有主題課程供免費學習，完整的教材也可至本會官網的「DAISY 圖書館」進行下載學習，歡迎有需要的視障朋友多多利用。