Excel之函數式

分類:學習交流   2024/05/14

文/曾道明

大多數的朋友多多少少都有使用 Excel 經驗,不過也有許多的朋友對 Excel 的函數使用多少存著一些困惑,對 Excel 函數的架構與語法並不十分瞭解。筆者就以個人的理解作一些說明,希望對朋友在瞭解 Excel 函數多少能有些幫助。

Excel 函數是什麼?Excel 函數是透過一些事先定義的公式,依著引數區內的數值按順序或結構進行一些簡單的計算,當然也可以依設計作複雜的計算。(請參考:銷售.xlsx 檔)。

請在 d12 儲存格輸入: =sum(d2:d11) ,加總 d2 到 d11 之間銷售量儲存格的值。

請在 d13 儲存格輸入: =sumifs(d2:d11,b2:b11,”Tom”) ,加總 b2 到 b11 間銷售員為 Tom 的銷售量。

看看所得之結果為何。

就以上二個函數式,我們來瞭解函數式的結構與一些規則,當我們瞭解這些結構與規則之後,再看到 Excel 函數就不會再暈頭轉向了。

首先 Excel 函數要以 =/等號為開頭,宣告這是一個函數式,才接著後面的動作。在 =/等號之後,接著就是本函數式的名稱,這個名稱也說明了本函數式的功能。

於函數式名稱接著就要說明本函數式的作業範圍、作業內容、計算公式等,而這些內容要以一組 (/ 半型左括號與 )/ 半型右括號的括號組合將整個內容圈在一起,此 (/ 半型左括號與 )/ 半型右括號中間要呈現的就是本函數式要作的各項參照範圍、參照條件與計算公式等,此一個 (/ 左括號與 )/ 右括號所涵蓋的內容,也就是我們稱之為「引述區」,且一個函數之引述區可以有多個「引述」。

而大多數對 Excel 函數有困惑的人也就是對「引述區」內容不理解,其實「引述」也是有其規則的,如果我們知道這些規則,那麼 Excel 函數就不再讓我們感到困惑了。

一般而言,引述區的第一個引述之參照位置就是規範本函數式要操作的區塊位置,這個區塊要指定開始之儲存格座標與結束之儲存格座標為範圍,而這兩個座標中間要以 :/ 半型冒號連接起來。如上列二例,其第一個參照位置 d2:d11  這個區塊,就是這二個函數式宣告要用來作計算的範圍。

「引述區」內若有多個引述,則引述與引述之間要以 ,/ 英數半型逗點加以區隔。

第二個引述與其後的第三個引述、第四個引述等引述,通常為比對條件的參照位置與比對條件,如上項 =samifs「d2:d11,b2:b11,”Tom”)  之第二個引述  b2:b11 就是一個比對條件的參照位置。在此區域內的儲存格將與,後面的比對條件 Tom 作比對,如果此比對條件區塊之儲存格符合 Tom 這個比對條件,則將 d2:d11 間同筆記錄的值加總。

那麼 =sumifs(d2:d11,b2:b11,” Tom”) 函數式內之 “Tom”)  又是什麼呢?它是一個提供作為比對的條件。比對的條件可以有多種形態,即:文字字串形態、數值形態、儲存格座標、判斷式或計算式,各種不同型態其表示方式不盡相同。我們以下先介紹文字字串、數值與儲存格座標三種型態的表示方式:

文字字串型態:文字前後要以兩個 “/ 右雙引號加以圈住,如上項 “Tom” 。 ” 這個符號,請按 Shift 加英文鍵盤分號右邊的鍵即可產生。個人發現這個符號,NVDA 有兩種讀法「左雙引號」與「右雙引號」提供大家參考。

數值、座標型態:可直接以數值或座標表示即可。如上例可直接將 “Tom” 改為座標模式,請在 d14 儲存格輸入: =sumifs(d2:d11,b2:b11,b3) 看看其結果是否和 d13 儲存格一樣,因為 b3 儲存格的值就是 Tom。

當然,Excel 函數的規則不僅僅如此,有機會下回我們再一起討論。